Hợp đồng dịch vụ của Global Gate Pass là văn bản ký sau buổi tư vấn đầu tiên, khi gia đình đã quyết định làm việc tiếp. Nó gồm năm phần: gói dịch vụ đã chọn và phạm vi việc mentor làm; lộ trình theo mốc cùng sản phẩm bàn giao ở mỗi mốc; phí dịch vụ và lịch thanh toán; các cam kết được viết thành điều khoản (hoàn phí khi rớt visa do lỗi xử lý hồ sơ của Global Gate Pass, không phụ thu ngoài hợp đồng, Alumni Care không tính thêm); và trách nhiệm của hai bên, trong đó có phần việc gia đình phải tự làm.
Bài này đi qua từng phần theo cách mentor giải thích khi trao bản dự thảo cho phụ huynh. Bộ tiêu chí chung để đọc mọi hợp đồng tư vấn du học, của bất kỳ đơn vị nào, đã có ở trang đồng hành: những điều khoản phụ huynh phải đọc kỹ trước khi ký. Ở đây chỉ nói về hợp đồng của chính Global Gate Pass: viết gì, vì sao viết như vậy, và chỗ nào gia đình nên hỏi lại cho rõ trước khi đặt bút.
Hợp đồng được ký sau buổi đầu, không ký ngay trong buổi đầu
Buổi tư vấn đầu tiên kéo dài khoảng sáu mươi phút, miễn phí và không ràng buộc. Trong buổi đó mentor nghe mục tiêu của học sinh, xem học bạ, hỏi ngân sách dự kiến của gia đình, rồi nói thẳng nhận định ban đầu: hướng đi nào khả thi, hướng nào rủi ro, thời gian còn lại có đủ không. Việc ký hợp đồng không nằm trong buổi này. Lý do rất thực tế: một quyết định du học thường kéo theo khoản chi lớn của cả gia đình và vài năm học của một người trẻ, nên nó cần được bàn lại ở nhà, có mặt cả người con, chứ không chốt trong không khí của một cuộc gặp đầu.
Cũng có lý do từ phía Global Gate Pass. Mỗi mentor chỉ nhận một số hồ sơ giới hạn trong năm để giữ chiều sâu, nên trước khi ký, đơn vị cần xem mentor phù hợp với khu vực và bậc học của em còn nhận được hồ sơ hay không, và lịch nộp đơn của em có khớp với lịch làm việc của mentor ấy không. Khi hai bên đã thống nhất hướng đi, gia đình nhận bản dự thảo để đọc trước. Nếu bản dự thảo có chỗ chưa rõ, đó là lúc hỏi; một điều khoản được giải thích bằng lời mà không được viết vào văn bản thì về sau rất khó viện dẫn, với cả hai phía.
Phần một: gói dịch vụ và phạm vi công việc
Global Gate Pass cấu trúc dịch vụ theo giai đoạn chứ không bán một gói "tư vấn du học" chung chung. Hợp đồng nêu tên gói gia đình chọn — gói trọn hành trình, gói chiến lược, hoặc gói chỉ làm hồ sơ và visa — rồi liệt kê việc cụ thể thuộc gói đó. Một phạm vi được viết tốt trả lời được câu hỏi "việc này có nằm trong hợp đồng không" mà không cần gọi điện hỏi. Những dòng thường có trong phần phạm vi:
- Đánh giá hồ sơ và lập chiến lược: số trường trong danh sách đề xuất, cách chia nhóm vượt tầm, vừa sức, chắc chắn, và bản Roadmap bàn giao.
- Bài luận và giấy tờ học thuật: những loại bài luận mentor kèm, số vòng góp ý dự kiến, hỗ trợ chuẩn bị thư giới thiệu.
- Nộp đơn và học bổng: số đơn mentor theo dõi trên các cổng nộp, số chương trình học bổng được chọn lọc để nộp.
- Visa: rà bộ hồ sơ trước khi nộp, kiểm tra giấy tờ tài chính, các buổi phỏng vấn thử với nước có phỏng vấn.
- Trước ngày bay và năm đầu: hỗ trợ chỗ ở, bảo hiểm, các việc đầu tiên ở nước đến, và Alumni Care sau đó.
- Những việc không thuộc phạm vi: ví dụ dịch thuật công chứng do bên thứ ba làm, luyện thi chứng chỉ nếu gia đình không chọn, đặt vé máy bay thay gia đình.
Dòng cuối quan trọng không kém các dòng trên. Hiểu lầm về phạm vi là nguồn gốc phổ biến của bất đồng giữa gia đình và đơn vị tư vấn, và cách phòng hiệu quả nhất là viết rõ cả phần không làm. Nếu gia đình muốn thêm một việc nằm ngoài gói ở giữa chừng, việc đó được ghi bằng phụ lục riêng, có nói trước có tính phí hay không.
Phần hai: lộ trình và sản phẩm bàn giao theo mốc
Quy trình của Global Gate Pass có sáu bước, mỗi bước có mốc thời gian và một thứ cụ thể để bàn giao. Hợp đồng gắn phạm vi công việc với các mốc này để gia đình luôn biết mình đang ở đâu. Bảng dưới là lịch điển hình cho một kỳ nhập học; hồ sơ bắt đầu muộn, nộp nhiều nước hoặc có kỳ thi chứng chỉ chen giữa sẽ dịch mốc khác đi.
| Mốc điển hình | Bước | Sản phẩm bàn giao |
|---|---|---|
| Tháng 0 | Buổi tư vấn đầu tiên | Nhận định ban đầu về tính khả thi, chưa ký kết |
| Tháng 1 | Lập chiến lược | Roadmap bằng văn bản: danh sách trường, lộ trình chứng chỉ, hạn chót từng kỳ |
| Tháng 2–7 | Xây hồ sơ | Bài luận qua nhiều vòng góp ý, bộ hồ sơ học thuật hoàn chỉnh |
| Tháng 8–9 | Nộp đơn và học bổng | Danh sách đơn đã nộp, tình trạng từng cổng, thư phản hồi của trường |
| Tháng 10–11 | Visa và hành trình | Bộ hồ sơ visa đã rà, buổi phỏng vấn thử, danh mục việc trước ngày bay |
| Từ tháng 12 | Đồng hành năm đầu, Alumni Care | Kênh liên lạc với mentor sau khi em đã nhập học |
Kiến thức về lịch chuẩn bị du học nói chung — nên bắt đầu từ lớp mấy, mốc nào cho nước nào — có ở bài lộ trình chuẩn bị du học mười hai tháng trên trang đồng hành DuHocNuocNgoai.com. Bảng ở đây chỉ mô tả cách Global Gate Pass chia việc theo hợp đồng.
Phần ba: phí dịch vụ, lịch thanh toán và nguyên tắc không phí ẩn
Phí dịch vụ của Global Gate Pass được báo sau buổi đầu và ghi thành con số trong hợp đồng, kèm lịch thanh toán. Mức phí khác nhau theo gói và mức độ đồng hành, nên trang này không nêu con số; con số có giá trị là con số trên bản hợp đồng gia đình nhận. Nguyên tắc đi kèm là không phụ thu: những gì đã thuộc phạm vi gói thì không phát sinh thêm khoản thu nào trong quá trình làm, kể cả khi hồ sơ cần thêm vòng sửa bài luận hay thêm buổi phỏng vấn thử.
Để "không phí ẩn" có nghĩa thật, hợp đồng tách hai loại tiền. Loại thứ nhất là phí dịch vụ trả cho Global Gate Pass. Loại thứ hai là các khoản gia đình trả thẳng cho bên khác: phí nộp đơn của trường, học phí và tiền đặt cọc, lệ phí visa, phí khám sức khoẻ hay sinh trắc học nếu nước đến yêu cầu, bảo hiểm, dịch thuật công chứng, vé máy bay. Những khoản này không đi qua Global Gate Pass và không phải là phí dịch vụ. Mentor sẽ báo trước loại khoản nào sẽ xuất hiện ở mốc nào để gia đình chuẩn bị, nhưng mức cụ thể do trường, cơ quan lãnh sự hay nhà cung cấp quyết định và có thể thay đổi theo năm.
Danh sách đầy đủ các khoản phải trả cho một hành trình du học, từ phí nộp đơn đến tiền nhà năm đầu, có ở bài các khoản chi phí du học của trang đồng hành. Gia đình nên đọc bài đó song song với hợp đồng để thấy rõ đâu là tiền dịch vụ, đâu là tiền của chính hành trình học tập.
Phần bốn: các cam kết được viết thành điều khoản
Buổi đầu miễn phí, không ràng buộc. Gia đình không nợ gì sau buổi đầu, kể cả khi đã nghe đầy đủ nhận định của mentor. Không có khoản "giữ chỗ" nào được thu trước khi hai bên ký hợp đồng.
Hoàn phí khi rớt visa do lỗi xử lý hồ sơ. Theo cam kết công bố, nếu visa bị từ chối vì lỗi trong phần việc Global Gate Pass đã nhận làm, đơn vị hoàn phí dịch vụ và làm lại hồ sơ không thu thêm. Điều khoản này có ranh giới rõ, giải thích riêng ở bài về cam kết hoàn phí trong cùng chuyên mục.
Không phụ thu. Mọi việc trong phạm vi gói được làm với đúng mức phí đã ký. Việc ngoài phạm vi, nếu có, phải được báo và đồng ý bằng phụ lục trước khi làm.
Một mentor xuyên suốt. Hồ sơ do một mentor phụ trách từ lúc lập chiến lược đến năm đầu sau nhập học, không qua khâu bán hàng, không chuyển ca giữa chừng.
Alumni Care không tính thêm. Sau khi em đã nhập học, những câu hỏi về chuyển trường, đổi diện visa, việc làm sau tốt nghiệp vẫn được mentor nghe và trả lời mà không phát sinh phí.
Những điều không cam kết. Hợp đồng không hứa đậu visa, không hứa trúng tuyển một trường cụ thể, không hứa mức học bổng. Ba quyết định đó thuộc về cơ quan lãnh sự, hội đồng tuyển sinh và hội đồng học bổng.
Phần năm: trách nhiệm của gia đình và học sinh
Một hợp đồng tư vấn công bằng phải nói cả phần việc của người nhận dịch vụ. Với Global Gate Pass, phần này gồm ba nhóm. Thứ nhất là thông tin trung thực: học bạ, điểm thi, lịch sử xin visa trước đây, nguồn tài chính phải được khai đúng ngay từ đầu. Một chi tiết bị giấu, như một lần từng bị từ chối visa, có thể làm hỏng cả chiến lược đã dựng, và nó cũng là trường hợp đứng ngoài cam kết hoàn phí. Nếu phát hiện giấy tờ không thật, Global Gate Pass dừng xử lý hồ sơ đó.
Thứ hai là đúng hạn: giấy tờ, bản nháp bài luận, kết quả thi cần về tay mentor trước các mốc đã ghi. Mentor nhắc lịch, nhưng không thể viết bài luận thay học sinh hay đi thi thay. Thứ ba là những việc chỉ gia đình làm được: đóng phí cho trường và cơ quan lãnh sự, ký các tờ khai bằng tên mình, học sinh tự đi phỏng vấn, và quyết định cuối cùng chọn trường nào. Mentor đưa phương án và lý do, nhưng không quyết thay.
Ranh giới giữa việc bố mẹ nên làm và việc nên để con tự làm trong một bộ hồ sơ du học được bàn kỹ ở bài vai trò của phụ huynh trong hồ sơ du học. Hợp đồng của Global Gate Pass đi theo tinh thần đó: phụ huynh là người cùng quyết định và lo tài chính, còn tiếng nói trong bài luận và trong buổi phỏng vấn phải là của chính học sinh.
Những câu nên hỏi lại trước khi ký
Đọc hợp đồng xong, gia đình nên mang theo một danh sách câu hỏi để hỏi mentor. Không có câu nào là "khó nghe"; một đơn vị làm việc minh bạch sẽ trả lời được bằng văn bản. Các câu dưới đây là những câu phụ huynh hay bỏ sót:
- Nếu giữa chừng em đổi nước hoặc đổi bậc học, phạm vi và phí xử lý thế nào?
- Nếu gia đình dừng hợp đồng ở bước ba hoặc bước bốn, phần phí đã đóng được tính ra sao?
- Nếu mentor phụ trách không thể tiếp tục vì lý do bất khả kháng, ai nhận hồ sơ và gia đình được báo thế nào?
- Thế nào được coi là "lỗi xử lý hồ sơ" trong điều khoản hoàn phí, và ai kết luận?
- Kênh liên lạc chính là gì, trong giờ nào, và thời gian phản hồi thông thường?
- Đơn vị có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học theo quy định hiện hành không, và gia đình xem bản đó ở đâu?
Câu cuối áp dụng với mọi đơn vị tư vấn du học tại Việt Nam, không riêng Global Gate Pass; cách tự kiểm tra một đơn vị có ở bài chọn công ty tư vấn du học uy tín. Khi các câu trên đã rõ, gia đình có thể đặt lịch buổi đầu sáu mươi phút miễn phí qua form ở trang Liên hệ hoặc hotline ghi ở chân trang để bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Có thể xem mẫu hợp đồng của Global Gate Pass trước buổi tư vấn đầu tiên không?
Bản hợp đồng được soạn theo gói và hướng đi cụ thể của từng hồ sơ, nên thường gửi sau buổi đầu khi hai bên đã thống nhất. Nếu gia đình muốn hình dung trước cấu trúc, mentor có thể giải thích các phần chính ngay trong buổi đầu và trả lời câu hỏi về từng điều khoản.
Phí dịch vụ có được chia thành nhiều đợt không?
Lịch thanh toán được ghi trong hợp đồng và có thể khác nhau theo gói. Gia đình nên hỏi rõ mỗi đợt gắn với mốc công việc nào, để khoản đã đóng luôn tương ứng với phần việc đã hoặc đang được làm, thay vì đóng hết từ đầu mà chưa rõ tiến độ.
Học phí trường và lệ phí visa có nằm trong phí dịch vụ không?
Không. Học phí, tiền đặt cọc, phí nộp đơn, lệ phí visa, phí khám sức khoẻ, bảo hiểm và vé máy bay là khoản gia đình trả thẳng cho trường, cơ quan lãnh sự hay nhà cung cấp. Phí dịch vụ chỉ trả cho phần việc tư vấn và xử lý hồ sơ của Global Gate Pass.
Nếu học sinh nhận được học bổng lớn, phí dịch vụ có tăng không?
Không. Phí dịch vụ là con số đã ghi trong hợp đồng cho phạm vi đã thoả thuận, không tính theo phần trăm học bổng hay theo trường em trúng tuyển. Nguyên tắc không phụ thu áp dụng cả khi kết quả tốt hơn dự kiến.
Gia đình ở tỉnh xa có ký hợp đồng từ xa được không?
Phần lớn công việc tư vấn có thể làm trực tuyến, nên việc trao đổi và ký kết từ xa là khả thi. Cách ký cụ thể, bản giấy gửi qua bưu điện hay hình thức điện tử, nên được thống nhất với mentor để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản.
Sau khi ký, gia đình có quyền đổi sang gói khác không?
Có thể bàn. Việc đổi gói làm thay đổi phạm vi và mức phí, nên cần một phụ lục ghi rõ phần việc đã làm, phần việc thêm hoặc bớt và chênh lệch phí nếu có. Mọi thay đổi chỉ có hiệu lực khi hai bên đã ký phụ lục đó.