Đặt lịch buổi tư vấn đầu tiên ở Global Gate Pass có ba cách: điền form ở trang Liên hệ, gọi hoặc nhắn Zalo vào số hotline ghi ở chân trang, hoặc nhắn qua trang Facebook của Global Gate Pass. Buổi đầu miễn phí, dài khoảng 60 đến 90 phút, làm tại văn phòng ở TP.HCM hoặc qua Zoom, Google Meet, và không ràng buộc ký hợp đồng. Nên đặt trước ít nhất 24 giờ; vào mùa cao điểm nộp đơn, lịch có thể phải hẹn xa hơn vài tuần.
Lý do có lúc phải chờ là mỗi mentor chỉ nhận một số hồ sơ giới hạn trong năm để theo được sâu. Bài này đi qua từng bước từ lúc đặt lịch tới sau buổi đầu: điền gì, gửi gì trước, ai nên đi cùng, đổi lịch thế nào, và gia đình nhận được gì khi ra về. Nội dung chi tiết bên trong buổi đầu, như mentor hỏi những gì, được mô tả ở bài về buổi tư vấn đầu tiên trong chuyên mục quy trình.
Các bước đặt lịch
Dù đặt qua kênh nào, các bước đều đi theo cùng một thứ tự để mentor phù hợp nhận được đủ thông tin trước buổi gặp.
- Gửi yêu cầu. Điền form ở trang Liên hệ với họ tên, cách liên lạc, bậc học dự định, nước đang nghĩ tới và vài dòng về điều gia đình muốn hỏi. Gọi hoặc nhắn tin thì nói các thông tin này với người tiếp nhận.
- Xác nhận khu vực và mentor. Dựa trên nước và bậc học, yêu cầu được chuyển cho mentor phụ trách khu vực đó. Gia đình chưa chọn được nước thì buổi đầu do mentor có thể bàn rộng nhiều khu vực đảm nhận.
- Chốt giờ và hình thức. Hai bên thống nhất ngày giờ, gặp tại văn phòng hay online. Lịch làm việc từ thứ Hai đến thứ Bảy, 8 giờ 30 đến 18 giờ; Chủ nhật theo lịch hẹn riêng.
- Gửi tài liệu trước. Gia đình gửi bản chụp học bạ hoặc bảng điểm, chứng chỉ nếu có, để mentor đọc trước buổi.
- Nhắc lịch. Trước buổi hẹn, gia đình nhận lời nhắc kèm địa chỉ văn phòng hoặc đường dẫn cuộc gọi.
Form trên trang Liên hệ gửi thẳng tới hộp thư của đội ngũ, nên đây là cách đặt để lại dấu vết rõ nhất: gia đình có bản sao những gì đã gửi, đội ngũ có đủ thông tin mà không phải hỏi lại từ đầu.
Vì sao có lúc phải chờ vài tuần
Global Gate Pass giới hạn số hồ sơ mỗi mentor nhận trong một năm. Đây là cam kết công bố của đơn vị: nhận ít hơn để mỗi học sinh có đủ thời gian của người phụ trách. Hệ quả trực tiếp là lịch buổi đầu không phải lúc nào cũng có ngay, nhất là vào những tháng nhiều gia đình cùng bắt đầu chuẩn bị cho kỳ nộp đơn mùa thu.
Thời gian chờ còn phụ thuộc vào khu vực. Một khu vực đang vào mùa nộp đơn thì mentor phụ trách bận với hồ sơ đang làm, buổi đầu mới có thể xếp xa hơn. Nếu gia đình có hạn gấp, ví dụ một trường sắp đóng đơn, nên ghi rõ trong yêu cầu để người tiếp nhận xem có xếp sớm được không, hoặc nói thẳng là không kịp nhận để gia đình tìm hướng khác.
Cách tránh chờ đơn giản nhất là bắt đầu sớm. Phần lớn hồ sơ đại học và thạc sĩ cần chuẩn bị trên dưới một năm; đặt lịch khi còn nhiều tháng thì cả lịch buổi đầu lẫn lộ trình sau đó đều thong thả hơn. Với du học phổ thông, gia đình còn cần thời gian cho phỏng vấn trường và sắp xếp giám hộ, nên mốc bắt đầu thường phải sớm hơn nữa.
Gửi gì trước buổi đầu
Không có tài liệu nào là bắt buộc để được tư vấn, nhưng mentor đọc càng nhiều trước thì buổi đầu càng đi vào việc thật thay vì hỏi thông tin cơ bản.
| Tài liệu | Vì sao cần | Chưa có thì sao |
|---|---|---|
| Học bạ hoặc bảng điểm gần nhất | Đánh giá học lực, xu hướng điểm qua các năm | Kể lại điểm trung bình và môn mạnh, môn yếu |
| Chứng chỉ tiếng hoặc kết quả thi thử | Ước lượng khoảng cách tới yêu cầu của trường | Mentor tính lộ trình thi trong buổi |
| Danh sách nước, trường đang nghĩ tới | Biết gia đình đang kỳ vọng gì để đối chiếu | Buổi đầu bàn từ mục tiêu nghề nghiệp |
| Hoạt động ngoại khoá, giải thưởng, CV | Tìm chất liệu cho bài luận và hồ sơ học bổng | Kể ngắn những việc đã làm ngoài giờ học |
| Ước lượng ngân sách cả khoá | Loại sớm phương án vượt khả năng tài chính | Mentor đưa khung để gia đình tự ước tính |
Ngân sách là phần nhiều gia đình ngại nói ở buổi đầu, nhưng lại là phần quyết định nhiều nhất. Mentor không cần con số chính xác, chỉ cần một khoảng để không vẽ ra danh sách trường mà gia đình không theo được.
Ai nên dự buổi đầu
Buổi đầu hiệu quả nhất khi có cả học sinh và người quyết định tài chính trong gia đình. Học sinh là người nói được mình muốn học gì và vì sao; phụ huynh là người trả lời được câu hỏi về ngân sách, kế hoạch dài hạn và mức rủi ro chấp nhận được. Thiếu một trong hai, buổi đầu thường dừng ở mức nghe chung chung.
Với người đi làm định học thạc sĩ, nếu có vợ hoặc chồng cùng tính chuyện đi theo hoặc ở lại, nên mời cả người đó vì kế hoạch gia đình ảnh hưởng tới chọn nước và loại visa. Với học sinh dưới 18 tuổi, phụ huynh hoặc người giám hộ nên có mặt từ đầu, vì nhiều quyết định về nơi ở, giám hộ và tài chính cho học sinh chưa đủ tuổi cần người lớn đứng tên và chịu trách nhiệm ngay từ khi làm hồ sơ.
Trước buổi, cả nhà nên ngồi với nhau ít phút để thống nhất câu hỏi quan trọng nhất. Nhiều buổi đầu trôi qua phân nửa vì học sinh và phụ huynh có hai kỳ vọng khác nhau mà chưa từng nói ra. Ba câu nên hỏi nhau trước: con muốn học gì và vì sao, gia đình chi được tới đâu mỗi năm, và nếu kết quả không như ý thì phương án dự phòng là gì.
Đổi lịch, huỷ lịch và đến muộn
Nếu cần đổi lịch, gia đình báo qua đúng kênh đã dùng để đặt, càng sớm càng tốt, để khung giờ đó được nhường cho gia đình khác đang chờ. Buổi đầu miễn phí nên không có phí đổi hay huỷ, nhưng việc báo trước giúp lịch của mentor không bị trống vô ích trong lúc người khác phải hẹn xa.
Với buổi online, nên vào cuộc gọi sớm vài phút để kiểm tra âm thanh và hình. Với buổi tại văn phòng, nên chừa thời gian tìm chỗ gửi xe. Nếu đến muộn, mentor vẫn làm hết thời gian còn lại; phần chưa bàn xong có thể hẹn bổ sung ngắn sau đó thay vì kéo dài sang lịch của người khác.
Gia đình đặt lịch rồi nhưng đổi ý không muốn tư vấn nữa thì chỉ cần báo huỷ. Không có cuộc gọi bám đuổi nào sau đó; Global Gate Pass làm việc theo mô hình mentor chứ không theo mô hình kéo danh sách khách hàng tiềm năng.
Một lưu ý nhỏ cho gia đình đặt lịch qua nhiều kênh cùng lúc: nên chọn một kênh và giữ nguyên kênh đó cho mọi trao đổi về lịch hẹn. Đặt qua form rồi lại nhắn thêm qua Zalo và Facebook dễ sinh ra hai ba lịch hẹn trùng nhau, hoặc một lời nhắn đổi lịch bị lọt vì gửi sang kênh khác. Khi đã chốt giờ, người tiếp nhận sẽ xác nhận lại đúng một lần trên kênh gia đình chọn; gia đình kiểm lại ngày, giờ, hình thức gặp và tên mentor, thấy chỗ nào chưa đúng thì báo ngay để sửa trước ngày hẹn.
Sau buổi đầu, gia đình nhận được gì
Một nhận định thẳng. Hướng đi nào khả thi, hướng nào rủi ro, việc gì cần làm trước. Nếu mục tiêu hiện tại không khả thi với hồ sơ và thời gian còn lại, mentor nói ngay ở buổi này.
Thời gian suy nghĩ. Không có hợp đồng nào phải ký trong buổi. Gia đình mang nhận định về, so sánh, hỏi thêm nơi khác nếu muốn. Khi so sánh, nên đặt cạnh nhau ai phụ trách hồ sơ, phạm vi việc ghi trong hợp đồng và cách mỗi nơi giải thích danh sách trường đề xuất.
Thông tin về gói dịch vụ. Nếu gia đình muốn tiếp tục, mentor giới thiệu gói phù hợp và gửi hợp đồng để đọc trước; phí được ghi rõ trong hợp đồng, không có khoản thu ngoài hợp đồng.
Không ràng buộc. Buổi đầu không đi kèm giấy tờ nào phải ký. Học bạ và tài liệu gia đình đã gửi chỉ dùng để chuẩn bị cho buổi tư vấn đó.
Những câu nên hỏi ngược lại mentor ở buổi đầu
Buổi đầu là lúc gia đình đánh giá Global Gate Pass cũng nhiều như mentor đánh giá hồ sơ. Một vài câu hỏi giúp gia đình thấy rõ cách làm việc trước khi quyết định:
- Ai sẽ là người phụ trách hồ sơ của con từ đầu đến cuối, và nếu người đó nghỉ phép thì ai thay?
- Roadmap sau khi ký gồm những gì, bao lâu thì cập nhật, gia đình xem tiến độ ở đâu?
- Phần nào trong hồ sơ do mentor làm, phần nào học sinh và gia đình phải tự làm?
- Danh sách trường được dựng dựa trên căn cứ nào, có ưu tiên trường nào vì lý do hợp tác hay không?
- Hợp đồng ghi những khoản phí nào, khoản nào gia đình trả thẳng cho trường hoặc cơ quan nhà nước?
- Cam kết hoàn phí khi rớt visa áp dụng trong trường hợp nào, và không áp dụng trong trường hợp nào?
- Sau khi con nhập học, việc đồng hành kéo dài tới đâu và liên hệ bằng cách nào?
Một đơn vị làm việc nghiêm túc trả lời được các câu này ngay trong buổi, bằng lời rõ ràng và sẵn sàng ghi vào hợp đồng. Nếu câu trả lời mơ hồ ở bất kỳ đơn vị nào, gia đình nên hỏi lại cho tới khi rõ. Mentor của Global Gate Pass cũng khuyến khích gia đình mang các câu hỏi này đi so sánh ở nơi khác, vì quyết định chọn người đồng hành nên được đưa ra sau khi đã nghe đủ.
Ngoài các câu trên, trong bất kỳ hợp đồng tư vấn du học nào cũng nên đọc kỹ thêm ba phần: phạm vi việc và sản phẩm bàn giao của từng giai đoạn, điều kiện chấm dứt hợp đồng giữa chừng cùng cách tính phí khi đó, và điều khoản bảo mật giấy tờ của gia đình.
Câu hỏi thường gặp
Đặt lịch buổi tư vấn đầu tiên ở Global Gate Pass bằng cách nào?
Điền form ở trang Liên hệ, gọi hoặc nhắn Zalo vào số hotline ghi ở chân trang, hoặc nhắn qua trang Facebook của Global Gate Pass. Nên đặt trước ít nhất 24 giờ.
Buổi đầu có mất phí và có bắt buộc ký hợp đồng không?
Buổi đầu miễn phí, dài khoảng 60 đến 90 phút và không ràng buộc ký hợp đồng. Gia đình nhận nhận định của mentor rồi tự quyết định có làm tiếp hay không.
Vì sao có lúc phải chờ vài tuần mới có lịch?
Mỗi mentor chỉ nhận số hồ sơ giới hạn trong năm, nên mùa cao điểm lịch kín hơn. Nếu có hạn nộp gấp, hãy ghi rõ khi đặt để được xem xét xếp sớm hoặc được báo thẳng là không kịp.
Văn phòng Global Gate Pass ở đâu và làm việc giờ nào?
Văn phòng ở tầng 1 Toà nhà Jamona Heights, 210 Bùi Văn Ba, phường Tân Thuận, TP.HCM. Giờ làm việc thứ Hai đến thứ Bảy từ 8 giờ 30 đến 18 giờ, Chủ nhật theo lịch hẹn.
Chưa biết đi nước nào thì có nên đặt lịch không?
Nên. Buổi đầu bắt đầu từ mục tiêu học tập, nghề nghiệp và ngân sách rồi mới lùi về quốc gia và trường, nên chưa chọn nước không phải là trở ngại.
Huỷ lịch hẹn có bị gọi điện thuyết phục lại không?
Không. Gia đình chỉ cần báo huỷ qua kênh đã đặt, không cần giải thích lý do. Global Gate Pass làm việc theo mô hình mentor, không chạy chiến dịch gọi lại khách đã huỷ, và gia đình muốn quay lại lúc nào thì đặt lịch mới như bình thường.