Global Gate Pass làm việc theo bốn nguyên tắc: mỗi học sinh có một mentor phụ trách xuyên suốt thay vì đi qua bộ phận bán hàng; việc đầu tiên là dựng chiến lược (mục tiêu, ngành, quốc gia, tài chính) rồi mới làm hồ sơ; danh sách trường và cơ hội học bổng được cân bằng dữ liệu tuyển sinh chứ không theo cảm giác; và việc đồng hành không dừng ở ngày nhận visa mà kéo sang năm đầu ở nước ngoài và sau đó.
Bốn nguyên tắc này là cách Global Gate Pass tự ràng buộc mình, và cũng là thước để gia đình kiểm lại trong suốt quá trình làm việc. Bài này giải thích từng nguyên tắc nghĩa là gì trong công việc hằng ngày, gia đình nhận được gì cụ thể, và những gì Global Gate Pass chủ động không làm vì trái với bốn nguyên tắc đó.
Vì sao một đơn vị tư vấn cần nói rõ nguyên tắc làm việc
Du học là một quyết định lớn của cả gia đình: vài năm tuổi trẻ của học sinh, một khoản tiền đáng kể, và hướng nghề nghiệp nhiều năm sau đó. Khi giao một phần quyết định ấy cho đơn vị tư vấn, gia đình cần biết đơn vị đó ra quyết định dựa trên cái gì. Bảng giá và danh sách dịch vụ không trả lời được câu này; nguyên tắc làm việc mới trả lời được.
Global Gate Pass bắt đầu từ một quan sát khá phổ biến trong ngành: có học sinh đi du học không phải vì nước đó, trường đó hợp với mình, mà vì nó hợp với hợp đồng mà bên tư vấn đang có. Cách làm việc được thiết kế để tránh đúng điều đó. Câu "du học không phải sản phẩm bán lẻ" mà Global Gate Pass hay nhắc có nghĩa cụ thể: không có kịch bản chốt hợp đồng, không có chỉ tiêu đẩy học sinh vào một trường nào, và buổi đầu là buổi để hai bên xem có hợp tác được không chứ không phải buổi bán hàng.
Nếu gia đình đang so sánh nhiều nơi, có ba câu nên hỏi bất kỳ đơn vị nào: ai là người trực tiếp làm hồ sơ của con và người đó đang theo bao nhiêu học sinh cùng lúc; danh sách trường được đề xuất theo tiêu chí gì, có dính tới hoa hồng từ trường hay không; hợp đồng ghi rõ những việc nào, mốc nào, trường hợp nào được hoàn phí. Phần dưới đây chỉ nói về cách Global Gate Pass tự đặt ra cho mình, để gia đình đối chiếu.
Nguyên tắc 1: mentor 1–1, không kéo data
Một người phụ trách từ đầu đến cuối. Sau khi hai bên đồng ý làm việc, học sinh được giao cho một mentor. Người này dự buổi chiến lược, đọc từng bản nháp bài luận, theo dõi hạn nộp, chuẩn bị phỏng vấn và vẫn là người học sinh nhắn tin khi đã sang nước học. Hồ sơ không bị chuyển từ bộ phận tư vấn sang bộ phận xử lý rồi sang bộ phận visa như một dây chuyền.
Không có tầng bán hàng đứng giữa. "Kéo data" là cách gọi trong ngành cho việc gom danh sách liên lạc rồi gọi điện mời chào hàng loạt. Global Gate Pass không làm việc theo mô hình đó: người nói chuyện với gia đình ở buổi đầu là người hiểu hồ sơ du học, không phải nhân viên được giao chỉ tiêu ký hợp đồng.
Có giới hạn số hồ sơ mỗi mentor. Để một người theo được sâu từng học sinh, mỗi mentor chỉ nhận một số hồ sơ có hạn trong năm. Hệ quả là đôi khi gia đình phải đặt lịch trước, chờ một khoảng thời gian. Lý do của giới hạn này được giải thích riêng trong một bài khác của danh mục.
Mentor không làm một mình. Một người phụ trách không có nghĩa một người làm tất cả. Khi cần, mentor kéo thêm chuyên viên hồ sơ visa, giáo viên luyện chứng chỉ hoặc người phụ trách cựu học sinh vào việc; nhưng học sinh và gia đình luôn biết ai là đầu mối chịu trách nhiệm.
Nguyên tắc 2: chiến lược trước hồ sơ
Nhiều cuộc tư vấn bắt đầu bằng câu "em muốn đi nước nào". Global Gate Pass cố ý không bắt đầu như vậy. Câu hỏi đầu tiên là học sinh muốn làm gì, trở thành ai sau khoảng năm năm; từ đó mới lùi ngược về ngành học phù hợp, loại chương trình phù hợp, quốc gia có chương trình đó với điều kiện học sinh đáp ứng được, và kế hoạch tài chính gia đình chịu được trong cả khoá chứ không chỉ năm đầu.
Làm theo thứ tự này có hai cái lợi thực tế. Thứ nhất, nó loại sớm những phương án hấp dẫn trên giấy nhưng không hợp với học sinh, trước khi gia đình tốn tiền thi cử và phí nộp đơn. Thứ hai, nó cho bài luận và kế hoạch học tập một trục rõ ràng: khi học sinh hiểu vì sao mình chọn ngành này ở nước này, bài viết và câu trả lời phỏng vấn tự nhiên mạch lạc hơn.
Sản phẩm của bước chiến lược là một lộ trình bằng văn bản (Global Gate Pass gọi là Roadmap): danh sách trường dự kiến, kế hoạch chứng chỉ ngoại ngữ, hoạt động cần bổ sung, các mốc hạn nộp. Hai câu hỏi "có nên đi du học hay không" và "nên chọn nước nào" không có đáp án chung: cùng một khoản ngân sách, với học sinh này là đủ cho bốn năm cử nhân ở một nước, với học sinh khác chỉ đủ khi đi đường dự bị hoặc chọn nước có học phí công lập thấp. Buổi chiến lược là lúc đặt những câu hỏi đó vào đúng một học sinh cụ thể, với học lực, ngôn ngữ, tính cách và tài chính thật của em.
Nguyên tắc 3: số liệu, không cảm tính
Khi xây danh sách trường, mentor dựa vào dữ liệu tuyển sinh công bố của từng trường và kinh nghiệm hồ sơ các năm gần đây, chia trường thành nhóm vượt tầm, vừa sức và an toàn. Cơ hội học bổng cũng được ước lượng theo những trường hợp tương tự đã có, không theo lời hứa. Cách mentor dựng danh sách đó được trình bày chi tiết trong bài riêng về chọn trường của danh mục này.
Nguyên tắc này có một mặt ít dễ chịu: đôi khi số liệu nói điều gia đình không muốn nghe. Nếu với hồ sơ hiện tại, trường mơ ước gần như ngoài tầm, mentor sẽ nói thẳng và nói lý do. Nếu thời gian còn lại không đủ để thi đạt chứng chỉ ngoại ngữ cho kỳ nhập học mong muốn, mentor cũng nói, kèm phương án khác như lùi kỳ nhập học hay đi chương trình dự bị. Một trường vượt tầm vẫn có thể đáng thử, miễn là cả nhà biết đó là phép thử và danh sách còn đủ trường vừa sức để không đặt cược mọi thứ vào một nơi.
Ngược lại, số liệu cũng ngăn việc đánh giá thấp học sinh. Có những em nghĩ mình không đủ sức vì không có giải thưởng lớn, nhưng khi so với dữ liệu tuyển sinh thật thì nhiều trường tốt hoàn toàn trong tầm. Việc của mentor là đặt kỳ vọng đúng chỗ, theo cả hai chiều.
Nguyên tắc 4: đồng hành sau ngày nhập học
Hành trình du học không kết thúc khi học sinh qua cửa an ninh sân bay. Năm đầu ở nước ngoài là lúc phát sinh rất nhiều việc nhỏ mà gấp: mở tài khoản ngân hàng, lo chỗ ở, đăng ký môn, xử lý khi điểm giữa kỳ không như ý, cân nhắc chuyển trường hoặc đổi ngành, và sau đó là các câu hỏi về ở lại làm việc hay về nước. Theo cam kết công bố, Global Gate Pass duy trì Alumni Care, tức học sinh đã làm việc với mentor vẫn liên hệ được để hỏi ý kiến, không tính thêm phí.
Cần nói rõ giới hạn: đồng hành ở đây là lời khuyên, định hướng và kết nối, không phải làm thay thủ tục ở nước sở tại. Những việc như tư vấn di trú chính thức, kháng cáo quyết định visa hay tư vấn pháp lý ở nước ngoài, nhiều nước quy định phải do người hoặc tổ chức được cấp phép tại nước đó thực hiện; khi gặp trường hợp như vậy, mentor sẽ nói rõ và chỉ hướng tìm đúng người có thẩm quyền.
Năm đầu có những việc gần như học sinh nào cũng gặp: đăng ký môn và hiểu cách tính tín chỉ, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký khám bệnh ở cơ sở y tế gần trường, làm quen cách học tự chủ và quy định trích dẫn học thuật. Phần Alumni Care thêm vào đó một người đã biết hồ sơ của học sinh từ đầu, nên lời khuyên sát hoàn cảnh hơn một bài viết chung.
Bốn nguyên tắc trong công việc hằng ngày: làm gì, không làm gì
Bảng dưới gói gọn cách bốn nguyên tắc biến thành việc cụ thể, và những việc Global Gate Pass chủ động không làm vì trái với chúng:
| Nguyên tắc | Global Gate Pass làm | Global Gate Pass không làm |
|---|---|---|
| Mentor 1–1 | Giao một mentor xuyên suốt, nêu rõ đầu mối, giới hạn số hồ sơ mỗi mentor | Chuyển hồ sơ qua nhiều bộ phận không ai chịu trách nhiệm chung; gọi điện mời chào hàng loạt |
| Chiến lược trước hồ sơ | Bắt đầu từ mục tiêu nghề nghiệp, lập Roadmap bằng văn bản trước khi làm hồ sơ | Chọn nước, chọn trường trước rồi mới nghĩ học sinh hợp hay không |
| Số liệu, không cảm tính | Chia trường theo dữ liệu tuyển sinh, nói thẳng khi một lựa chọn khó khả thi | Hứa đậu trường, hứa học bổng, hứa visa |
| Đồng hành lâu dài | Alumni Care sau nhập học, không tính thêm phí theo cam kết công bố | Làm thay thủ tục di trú cần giấy phép ở nước sở tại |
Bảng này cũng là danh sách để gia đình tự kiểm tra trong quá trình làm việc. Nếu thấy điều gì đi ngược với cột giữa, gia đình có quyền hỏi lại mentor và người phụ trách của Global Gate Pass.
Bốn nguyên tắc có ý nghĩa gì với học sinh và phụ huynh
Với học sinh, điều rõ nhất là có một người thật sự biết hồ sơ của mình: biết điểm mạnh, điểm yếu, biết vì sao chọn trường này, nhớ các mốc đã hẹn. Khi gặp khó, học sinh không phải kể lại câu chuyện từ đầu cho một người mới. Học sinh cũng được đối xử như người ra quyết định, vì cuối cùng chính em là người sẽ sống và học ở nơi đó.
Với phụ huynh, điều quan trọng là biết vì sao mỗi lựa chọn được đưa ra. Lộ trình bằng văn bản, danh sách trường có lý do, nhận định thẳng về khả năng: những thứ này giúp gia đình bàn bạc trong nhà trên cùng một bức tranh. Phụ huynh cũng có buổi trao đổi riêng về tài chính, rủi ro và kế hoạch dự phòng khi cần.
Không nguyên tắc nào trong bốn điều trên bảo đảm kết quả. Quyết định nhận học thuộc về trường, quyết định cấp visa thuộc về cơ quan lãnh sự. Điều bốn nguyên tắc bảo đảm được là cách làm: có chiến lược, có người chịu trách nhiệm, có số liệu, và không bị bỏ lại giữa chừng. Muốn xem các nguyên tắc này áp vào hồ sơ của mình ra sao, gia đình có thể đặt lịch buổi tư vấn đầu tiên 60 phút miễn phí, không ràng buộc ký hợp đồng, qua form ở trang Liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Mentor của Global Gate Pass có phải là nhân viên tư vấn bán hàng không?
Không. Theo mô hình của Global Gate Pass, người làm việc với gia đình từ buổi đầu là mentor phụ trách hồ sơ, không phải nhân viên có chỉ tiêu ký hợp đồng. Buổi đầu dùng để đánh giá khả thi và xem hai bên có hợp tác được không; gia đình quyết định sau đó.
Nếu không hợp với mentor được giao thì có đổi được không?
Gia đình nên nói thẳng với Global Gate Pass ngay khi thấy không hợp, vì làm việc lâu dài cần sự tin tưởng hai chiều. Việc sắp xếp lại người phụ trách được trao đổi tuỳ từng trường hợp, căn cứ vào khu vực du học và lịch của các mentor tại thời điểm đó.
Chiến lược trước hồ sơ có làm chậm quá trình nộp đơn không?
Thường là ngược lại. Bước chiến lược tốn thêm vài buổi ở đầu nhưng loại bớt các phương án không hợp, nên gia đình không phải thi cử, viết bài và nộp phí cho những trường không nên nộp. Nếu thời gian đã quá sát hạn, mentor sẽ nói rõ phương án nào còn kịp.
Global Gate Pass có hứa đậu trường hay đậu visa không?
Không. Quyết định nhận học thuộc về trường và quyết định cấp visa thuộc về cơ quan lãnh sự, nên không đơn vị tư vấn nào có quyền hứa kết quả. Global Gate Pass cam kết về cách làm và chất lượng hồ sơ; chính sách hoàn phí khi rớt visa do lỗi xử lý hồ sơ của đơn vị được ghi trong hợp đồng.
Alumni Care gồm những gì và có mất phí không?
Theo cam kết công bố, Alumni Care không tính thêm phí. Học sinh đã làm việc với Global Gate Pass có thể hỏi ý kiến mentor về các việc sau nhập học như chuyển trường, đổi ngành, làm thêm, kế hoạch sau tốt nghiệp. Đây là lời khuyên và định hướng, không thay cho thủ tục cần người có giấy phép ở nước sở tại.
Học sinh ở tỉnh hoặc đang ở nước ngoài có làm việc theo bốn nguyên tắc này được không?
Được. Phần lớn buổi làm việc có thể diễn ra trực tuyến qua cuộc gọi video, và cách làm vẫn giữ nguyên: một mentor phụ trách, lộ trình bằng văn bản, danh sách trường có lý do. Một số việc như ký hợp đồng hay bàn giao giấy tờ gốc sẽ được hướng dẫn cách làm phù hợp.