Một buổi trò chuyện nghề nghiệp — thường gọi là informational interview — là cuộc gặp ngắn, khoảng hai mươi đến ba mươi phút, để hỏi một người đi trước về công việc thật của họ. Mục đích là hiểu ngành, không phải xin việc. Với du học sinh, đây là cách hiệu quả nhất để biết một hướng nghề có hợp không, và là nền của một mạng lưới quan hệ thật.
Nhiều du học sinh Việt ngại làm việc này vì thấy như đi nhờ vả, hoặc vì đã quen cách "nhờ người quen giới thiệu" ở nhà. Ở nhiều nước, những cuộc trò chuyện kiểu này là bình thường, và phần lớn người đi trước sẵn lòng dành nửa giờ nếu được nhờ đúng cách. Bài này đi qua cách mentor Global Gate Pass hướng dẫn học sinh làm từ đầu đến cuối.
Vì sao trò chuyện trước khi nộp đơn
Mô tả công việc trên tin tuyển dụng thường chung chung. Một người đang làm vị trí đó có thể cho biết một ngày thật sự gồm những việc gì, kỹ năng nào được dùng nhiều nhất, người mới hay vấp ở đâu, và con đường họ đi để đến đó. Với du học sinh, họ còn có thể kể về chuyện thị thực, về việc làm sinh viên quốc tế trong ngành đó, những điều tin tuyển dụng không bao giờ nói.
Trò chuyện trước cũng giúp học sinh viết hồ sơ và thư xin việc sát hơn, trả lời câu "vì sao em quan tâm vị trí này" bằng hiểu biết thật thay vì câu chung. Và đôi khi, người đã trò chuyện nhớ đến học sinh khi có cơ hội — nhưng đó là hệ quả, không phải mục đích. Học sinh đến với mục đích xin việc sẽ hỏi sai câu và để lại ấn tượng sai.
Mentor khuyên học sinh có vài cuộc trò chuyện như vậy từ năm hai, trước mùa tìm thực tập, và tiếp tục đều đặn sau đó. Mỗi học kỳ vài cuộc là đủ; chất lượng quan trọng hơn số lượng.
Tìm người để trò chuyện ở đâu
Người dễ nhận lời nhất là người có một điểm chung với học sinh. Các nguồn mentor gợi ý, theo thứ tự từ gần đến xa:
- Cựu sinh viên cùng trường, cùng khoa — nhiều trường có cơ sở dữ liệu hoặc chương trình kết nối qua career center.
- Cựu sinh viên người Việt của trường, qua hội sinh viên Việt Nam hoặc nhóm cựu sinh viên.
- Cựu học sinh của Global Gate Pass đang học hoặc làm trong ngành, khi mentor giới thiệu và hai bên đồng ý.
- Người đã đến nói chuyện ở lớp học, hội thảo, hội chợ việc làm của trường.
- Người trong ngành tìm qua hồ sơ nghề nghiệp trực tuyến, có điểm chung như cùng quê, cùng trường phổ thông, cùng câu lạc bộ.
- Giảng viên có quan hệ với doanh nghiệp, khi họ sẵn lòng giới thiệu.
Mạng lưới của Global Gate Pass là một nguồn trong số đó, không phải nguồn duy nhất. Học sinh chỉ dựa vào người được giới thiệu sẽ có ít cuộc trò chuyện hơn học sinh chủ động tự tìm, và kỹ năng tự tìm là kỹ năng dùng suốt đời đi làm.
Viết lời nhờ: ngắn, cụ thể, dễ nhận lời
Lời nhờ nên ngắn, đọc trong một phút. Mentor hướng dẫn học sinh viết bốn phần: mình là ai và điểm chung với người nhận; vì sao muốn nói chuyện với chính người đó (một điều cụ thể về công việc hay con đường của họ); xin bao nhiêu thời gian, thường hai mươi phút, trực tuyến hoặc gặp tuỳ người nhận tiện; và một câu nói rõ là mình đang tìm hiểu, không xin việc.
Sai lầm hay gặp là viết quá dài kể cả câu chuyện của mình, gửi kèm hồ sơ xin việc ngay lần đầu, hoặc hỏi thẳng "anh chị có vị trí nào không". Những lời nhờ đó khiến người nhận thấy bị đặt vào thế khó và thường im lặng. Một lời nhờ cụ thể như "em đọc thấy anh chuyển từ kỹ thuật sang quản lý sản phẩm sau hai năm, em đang phân vân giữa hai hướng này và muốn hỏi anh vài câu" có tỉ lệ được trả lời cao hơn hẳn.
Nếu không có hồi âm sau khoảng một tuần, học sinh có thể nhắc lại một lần, ngắn và lịch sự. Sau đó thì dừng; người ta bận là chuyện bình thường, không phải bị từ chối.
Chuẩn bị câu hỏi: hỏi để hiểu, không hỏi điều tự tra được
Học sinh chuẩn bị khoảng sáu đến tám câu, biết rằng chỉ kịp hỏi một nửa. Câu hỏi tốt là câu mà chỉ người trong cuộc mới trả lời được. Bảng dưới là ví dụ mentor dùng để hướng dẫn.
| Nên hỏi | Nên tránh |
|---|---|
| Một tuần làm việc của anh chị thật sự gồm những việc gì? | Công ty anh chị làm về lĩnh vực gì? (tự tra được) |
| Kỹ năng nào anh chị dùng nhiều nhất mà ở trường ít dạy? | Lương vị trí này bao nhiêu? |
| Người mới vào vị trí này hay vấp ở đâu trong năm đầu? | Anh chị có thể giới thiệu em vào làm không? |
| Nếu là sinh viên năm hai bây giờ, anh chị sẽ chuẩn bị gì khác? | Câu hỏi đòi người đó nói xấu nơi làm việc |
| Sinh viên quốc tế trong ngành này thường gặp khó khăn gì? | Câu hỏi chung chung như "ngành này có tốt không" |
| Anh chị có gợi ý ai khác em nên nói chuyện không? | Kéo dài quá thời gian đã xin |
Câu cuối trong cột bên trái là câu quan trọng nhất của mọi buổi trò chuyện. Một người giới thiệu thêm hai người khác là cách mạng lưới lớn lên tự nhiên, không cần nhờ vả.
Trong buổi trò chuyện và ngay sau đó
Đúng giờ, giữ đúng thời lượng đã xin, và để người kia nói nhiều hơn mình. Học sinh giới thiệu bản thân trong vài câu, rồi đi vào câu hỏi. Nếu người đó tự hỏi về học sinh hay đề nghị xem hồ sơ, lúc đó mới chia sẻ thêm. Ghi chép ngắn được, nhưng không biến buổi trò chuyện thành phỏng vấn ghi biên bản.
Trong vòng một ngày, gửi lời cảm ơn ngắn, nhắc lại một điều cụ thể học được từ buổi trò chuyện. Nếu người đó giới thiệu ai khác, liên hệ người được giới thiệu sớm và cho người giới thiệu biết. Những chi tiết nhỏ này là cách người đi trước đánh giá học sinh nghiêm túc tới đâu.
Sau mỗi buổi, học sinh ghi lại vào một bảng theo dõi đơn giản: tên, nơi làm, ngày trò chuyện, điều học được, việc cần làm tiếp. Mentor Global Gate Pass đọc bảng này trong các buổi đồng hành để thấy học sinh đang hiểu ngành tới đâu và giúp nối các mảnh thông tin lại.
Những lỗi làm hỏng một buổi trò chuyện
Biến buổi trò chuyện thành buổi phỏng vấn xin việc. Học sinh kể dài về thành tích của mình, cuối buổi hỏi có vị trí nào không. Người đi trước thấy mình bị dùng, và lần sau sẽ ngại nhận lời.
Không tìm hiểu trước về người mình gặp. Hỏi những điều đã có sẵn trên hồ sơ nghề nghiệp của họ cho thấy học sinh không chuẩn bị. Mười lăm phút đọc trước là đủ để hỏi câu sâu hơn.
Quá khiêm tốn tới mức không nói được mình quan tâm điều gì. Đây là lỗi rất "Việt Nam". Người đi trước muốn giúp nhưng cần biết học sinh đang phân vân điều gì. Một câu rõ ràng như "em đang chọn giữa hai hướng này" giúp cuộc trò chuyện có trọng tâm.
Quên cảm ơn và không cập nhật. Người đi trước bỏ thời gian mà không biết lời khuyên của mình có ích gì. Một lời cảm ơn và một tin cập nhật vài tháng sau là điều tối thiểu.
Chỉ liên hệ khi cần. Học sinh chỉ xuất hiện mỗi khi cần nhờ việc sẽ dần bị nhìn như người đến để lấy. Quan hệ thật cần những lần liên lạc không kèm lời nhờ.
Tình huống minh hoạ: ba cuộc trò chuyện đổi một lựa chọn
Tình huống minh hoạ: một học sinh năm hai ngành tài chính ở Úc định theo hướng ngân hàng đầu tư vì nghe bạn bè nói. Trước mùa tìm thực tập, cùng mentor, học sinh lên danh sách và trò chuyện với ba người đi trước: một cựu sinh viên người Việt của trường đang làm ở bộ phận phân tích tín dụng, một người được giảng viên giới thiệu làm ở quỹ hưu trí, và một cựu học sinh mà mentor giới thiệu đang làm phân tích tài chính cho một doanh nghiệp sản xuất.
Sau ba cuộc trò chuyện, học sinh nhận ra nhịp làm việc mình hình dung không giống thực tế ở hướng ban đầu, trong khi công việc phân tích tài chính ở doanh nghiệp lại gần với những môn mình học tốt nhất. Học sinh điều chỉnh danh sách nộp thực tập, viết thư xin việc với hiểu biết cụ thể hơn về vị trí, và có thêm hai người để hỏi lại khi cần.
Không cuộc trò chuyện nào dẫn thẳng tới một lời mời làm việc, và đó không phải mục đích. Giá trị nằm ở chỗ học sinh chọn hướng bằng thông tin thật, trước khi bỏ một mùa tìm thực tập vào đó.
Giữ liên lạc lâu dài mà không làm phiền
Mạng lưới không xây trong một lần gặp. Mentor khuyên học sinh cập nhật lại với người đã trò chuyện khi có tin đáng kể — đã chọn được hướng chuyên sâu nhờ lời khuyên của họ, đã có thực tập, đã tốt nghiệp — khoảng vài lần mỗi năm. Một tin cập nhật ngắn, không kèm lời nhờ, khiến người đi trước thấy thời gian họ bỏ ra có kết quả.
Khi đến lúc thật sự cần giúp — xin lời khuyên về một lời mời làm việc, nhờ đọc hồ sơ cho một vị trí ở công ty họ — học sinh đã có một quan hệ thật để nhờ. Lời nhờ lúc đó tự nhiên hơn nhiều so với nhờ một người lạ.
Và đến lượt mình, khi đã đi trước vài năm, học sinh nhận lời trò chuyện với những bạn đi sau. Mạng lưới cựu học sinh của Global Gate Pass vận hành theo đúng tinh thần đó: những người đi trước dành thời gian cho người đi sau khi họ sẵn lòng, mentor chỉ là người kết nối khi hai bên đồng ý. Đây không phải kênh xin việc hộ, và Global Gate Pass không hứa việc làm qua mạng lưới này.
Gia đình muốn biết thêm cách Global Gate Pass đồng hành với học sinh sau nhập học có thể đặt lịch buổi tư vấn đầu tiên 60 phút, miễn phí, qua form ở trang Liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Người lạ có thật sự nhận lời trò chuyện không?
Không phải ai cũng nhận, và điều đó bình thường. Người có điểm chung với học sinh — cùng trường, cùng quê, cùng ngành học — nhận lời nhiều hơn hẳn. Lời nhờ ngắn, cụ thể, xin ít thời gian cũng tăng khả năng được trả lời.
Trò chuyện bằng tiếng Việt với cựu sinh viên người Việt có được không?
Được, và thường dễ hơn cho buổi đầu. Nhưng học sinh cũng nên có những cuộc trò chuyện bằng ngôn ngữ của nước sở tại với người không phải người Việt, vì đó là kỹ năng cần cho môi trường làm việc sau này.
Có nên gửi hồ sơ xin việc trong lời nhờ đầu tiên không?
Không nên. Gửi hồ sơ ngay lần đầu khiến buổi trò chuyện bị hiểu là xin việc. Nếu người kia muốn xem, họ sẽ hỏi, và lúc đó học sinh gửi kèm lời cảm ơn.
Sau buổi trò chuyện có nên hỏi xin giới thiệu vào công ty không?
Không nên trong buổi đầu. Khi đã có quan hệ và có một vị trí cụ thể phù hợp, học sinh có thể hỏi liệu người đó có sẵn lòng chuyển hồ sơ hay cho lời khuyên. Họ có quyền từ chối, và học sinh tôn trọng điều đó.
Học sinh hướng nội có cách nào dễ hơn không?
Bắt đầu bằng người gần nhất — cựu sinh viên người Việt, người được mentor giới thiệu — và trò chuyện trực tuyến thay vì gặp mặt. Chuẩn bị câu hỏi kỹ giúp bớt lo. Sau vài buổi, phần lớn học sinh thấy dễ hơn nhiều so với tưởng tượng.
Mạng lưới cựu học sinh của Global Gate Pass có ở mọi ngành, mọi nước không?
Không. Mạng lưới phụ thuộc vào những học sinh đã đi trước và sự sẵn lòng của họ, nên có ngành, có nước nhiều người hơn. Mentor chỉ giới thiệu khi có người phù hợp và hai bên đồng ý, không hứa trước.