Thoả thuận với người giám hộ là văn bản gia đình và người giám hộ cùng thống nhất về ba việc: ai làm gì với trường, tin gì được báo cho ai và trong bao lâu, và kịch bản khi có chuyện khẩn. Nhiều nước và nhiều trường yêu cầu học sinh dưới 18 tuổi có người giám hộ hoặc sắp xếp phúc lợi được chấp thuận, nhưng yêu cầu pháp lý chỉ cho biết phải có người; nó không nói người đó làm việc với gia đình thế nào.
Mentor Global Gate Pass gặp nhiều trường hợp người giám hộ có thiện chí nhưng không biết mình phải làm gì cho tới khi có chuyện. Bài này không lặp lại các loại giám hộ, mà đi vào phần sau: soạn thoả thuận, chia việc với trường, thiết lập kênh báo tin và diễn tập kịch bản khẩn. Quy định giám hộ của từng nước thay đổi, gia đình cần kiểm trên trang chính thức của cơ quan cấp thị thực và của trường.
Yêu cầu của từng nơi chỉ là điểm xuất phát
Mỗi nước đặt yêu cầu theo cách riêng. Trường nội trú ở Anh thường yêu cầu học sinh quốc tế có người giám hộ giáo dục ở trong nước. Úc yêu cầu học sinh dưới 18 tuổi có sắp xếp chỗ ở và phúc lợi được trường xác nhận, hoặc sống với bố mẹ hay người thân đủ điều kiện. Canada yêu cầu học sinh vị thành niên đi một mình có người giám hộ được chỉ định bằng giấy tờ. New Zealand có bộ quy tắc chăm sóc học sinh quốc tế mà trường phải tuân theo. Ở Mỹ, yêu cầu phụ thuộc nhiều vào từng trường.
Những yêu cầu này giải quyết câu hỏi có ai chịu trách nhiệm hay không. Chúng không trả lời những câu hỏi đời thường: ai đón con khi trường đóng khu nội trú cuối tuần, ai đi họp phụ huynh, ai được trường gọi khi con sốt cao lúc nửa đêm, ai quyết định khi con muốn đi chơi với bạn qua đêm. Thoả thuận giám hộ là nơi trả lời những câu hỏi đó, trước khi chúng xảy ra.
Chia việc giữa gia đình, trường và người giám hộ
Bảng dưới là khung chia việc mentor dùng để bắt đầu cuộc trao đổi. Mỗi gia đình điền lại theo hoàn cảnh: người giám hộ là người thân, bạn bè gia đình hay một tổ chức giám hộ chuyên nghiệp.
| Việc | Trường | Người giám hộ | Gia đình ở Việt Nam |
|---|---|---|---|
| Chăm sóc hằng ngày trong học kỳ | Chính | Không | Theo dõi qua trao đổi định kỳ |
| Đón, ở cùng khi khu nội trú đóng | Thông báo lịch | Chính | Quyết định con ở đâu, báo trước |
| Họp phụ huynh, buổi gặp giáo viên | Tổ chức | Đi dự nếu gia đình nhờ | Dự trực tuyến khi có thể |
| Ốm nhẹ, cần đi khám thường | Y tá trường xử lý | Được báo, đến nếu cần | Được báo |
| Cấp cứu, nhập viện | Gọi cấp cứu, báo ngay | Đến bệnh viện, đại diện tại chỗ | Được báo ngay, quyết các việc lớn |
| Kỷ luật, vi phạm nội quy | Xử lý theo quy định | Có mặt nếu trường yêu cầu | Được báo, phối hợp với trường |
| Xin phép đi chơi, ở nhà bạn | Theo quy định xin phép | Theo phân quyền đã thống nhất | Đặt nguyên tắc từ trước |
Dòng cuối là nơi bất đồng dễ xảy ra nhất. Nếu không thống nhất trước người giám hộ được tự đồng ý những gì, con sẽ hỏi người dễ tính nhất, và trường sẽ không biết nghe ai. Mentor đề nghị ghi rõ: việc nào người giám hộ tự quyết, việc nào phải hỏi gia đình.
Soạn thoả thuận: các bước mentor đi cùng gia đình
Thoả thuận không cần là hợp đồng pháp lý phức tạp, trừ khi người giám hộ là tổ chức chuyên nghiệp có mẫu riêng. Với người thân hoặc bạn bè, một văn bản rõ ràng mà cả hai bên ký nhận đã đủ để tránh hiểu lầm. Các bước điển hình:
- Liệt kê toàn bộ việc trong bảng chia việc, thêm những việc riêng của gia đình như đưa con đi cắt tóc, mua đồ mùa đông, đưa con ra sân bay.
- Ghi rõ phạm vi quyết định của người giám hộ: tự quyết, phải hỏi, hoặc chỉ cần thông báo.
- Ghi thông tin liên lạc đầy đủ của ba bên, kèm người liên lạc dự phòng ở mỗi bên.
- Thống nhất chi phí: các khoản người giám hộ chi hộ, cách hoàn lại, mức tối đa không cần hỏi trước.
- Gửi bản thoả thuận cho trường, hỏi trường có cần thêm giấy uỷ quyền hay mẫu riêng không.
- Hẹn lịch xem lại sau học kỳ đầu.
Khi người giám hộ là tổ chức chuyên nghiệp, gia đình đọc kỹ hợp đồng của họ và đối chiếu với bảng chia việc, xem phần nào họ làm, phần nào phải trả thêm, phần nào không làm. Mentor có thể cùng gia đình đọc hợp đồng giám hộ, nhưng không thay vai trò tư vấn pháp lý.
Kênh báo tin: ai biết gì, trong bao lâu
Tin khẩn cấp. Con nhập viện, mất tích, vi phạm nghiêm trọng: trường báo cả người giám hộ và gia đình gần như cùng lúc. Gia đình thống nhất với trường số điện thoại nào gọi được bất kể giờ nào, kể cả giờ đêm ở Việt Nam.
Tin quan trọng không khẩn. Điểm sút, cảnh báo học tập, con buồn kéo dài: trường hoặc người giám hộ báo cho gia đình trong ngày hoặc vài ngày, kèm đề xuất. Gia đình và trường thống nhất ai là đầu mối chính để tránh mỗi người nhận một mẩu tin.
Tin định kỳ. Báo cáo học tập, lịch nghỉ, kế hoạch cuối tuần: theo nhịp của trường. Người giám hộ được chia sẻ những gì cần cho việc của mình, không cần mọi thứ.
Tin từ con. Con được khuyến khích kể với bố mẹ trước. Nhưng gia đình cũng cần chấp nhận rằng có chuyện con sẽ kể với người giám hộ hoặc thầy cô trước; điều đó không có nghĩa con giấu bố mẹ.
Bảo mật. Thống nhất người giám hộ được biết những gì về sức khoẻ và chuyện riêng của con. Thông tin nhạy cảm chỉ chia sẻ khi cần cho việc chăm sóc.
Diễn tập ba kịch bản khẩn
Mentor đề nghị cả nhà và người giám hộ cùng đi qua ba kịch bản trong một cuộc gọi, trước khi con nhập học. Kịch bản một: con sốt cao lúc nửa đêm theo giờ ở trường, y tá đưa con đi bệnh viện. Ai được gọi đầu tiên, ai đến bệnh viện, bố mẹ ở Việt Nam làm gì trong giờ đầu. Kịch bản hai: con bị mất hộ chiếu khi đi chơi với bạn vào kỳ nghỉ. Ai giữ bản sao, ai đưa con đi làm thủ tục báo mất. Kịch bản ba: trường báo con vi phạm nội quy và phải về nhà người giám hộ vài ngày. Người giám hộ có sẵn chỗ không, ai trao đổi với trường.
Mục đích của buổi diễn tập không phải làm mọi người lo lắng, mà để phát hiện chỗ trống. Thường sau buổi này, gia đình phát hiện người giám hộ không có bản sao hộ chiếu của con, hoặc không có quyền ký giấy đồng ý điều trị. Sửa những chỗ này khi bình yên dễ hơn nhiều so với lúc có chuyện.
Tình huống minh hoạ: người thân làm giám hộ nhưng ở xa trường
Tình huống minh hoạ, không phải ca có thật: gia đình nhờ một người họ hàng sống ở thành phố lớn làm giám hộ, trong khi trường nội trú ở vùng quê cách vài giờ đi xe. Người họ hàng nhiệt tình nhưng làm việc toàn thời gian.
Mentor cùng gia đình đi qua bảng chia việc và phát hiện ba điểm yếu: không ai đến trường kịp trong vài giờ khi khẩn; cuối tuần trường đóng khu nội trú thì việc đưa đón tốn nhiều thời gian; và người họ hàng chưa từng làm việc với trường nước ngoài. Phương án được bàn: hỏi trường các chương trình ở lại cuối tuần hoặc gia đình bản xứ trường giới thiệu, sắp sẵn phương tiện đi lại do trường hỗ trợ, và nhờ người họ hàng dự một buổi gặp trường đầu năm để làm quen.
Gia đình có thể giữ người thân làm giám hộ nếu quy định của nước đến và của trường cho phép, miễn là biết rõ giới hạn và có phương án bù. Nếu không đủ điều kiện, cần cân nhắc dịch vụ giám hộ chuyên nghiệp gần trường.
Khi nào nên đổi người giám hộ
Thoả thuận tốt không có nghĩa người giám hộ không bao giờ thay đổi. Hoàn cảnh của người giám hộ và nhu cầu của con đều thay đổi theo thời gian. Mentor khuyên gia đình xem lại khi gặp các dấu hiệu sau:
- Người giám hộ nhiều lần không liên lạc được khi trường hoặc con cần, kể cả trong giờ hành chính.
- Người giám hộ chuyển nơi ở xa hơn đáng kể, không còn đến trường được trong thời gian hợp lý.
- Con không thoải mái khi ở cùng người giám hộ vào kỳ nghỉ và nói ra lý do cụ thể. Gia đình cần lắng nghe nghiêm túc.
- Trường nêu lo ngại về sự phối hợp của người giám hộ.
- Yêu cầu của nước đến hoặc của trường thay đổi, người giám hộ hiện tại không còn đủ điều kiện.
Đổi người giám hộ cần làm có trình tự: báo trường, hoàn tất giấy tờ theo quy định, bàn giao thông tin cho người mới và cho con làm quen. Không nên để khoảng trống không có ai, nhất là khi sắp tới kỳ nghỉ mà khu nội trú đóng cửa.
Global Gate Pass hỗ trợ phần giám hộ thế nào
Trong bước visa và hành trình, mentor phụ trách khu vực rà yêu cầu giám hộ của nước đến và của trường, cùng gia đình đi qua bảng chia việc và buổi diễn tập kịch bản. Global Gate Pass không trực tiếp làm người giám hộ của học sinh; vai trò của mentor là giúp gia đình chọn và phối hợp cho rõ ràng. Với hồ sơ Úc và New Zealand, Bùi Hoàng Nam kiểm phần sắp xếp phúc lợi theo yêu cầu của trường; với hồ sơ Anh, Nguyễn Thanh Trí làm việc với trường về yêu cầu giám hộ giáo dục; với Mỹ và Canada, Lâm Hà Phương rà quy định riêng của từng trường và giấy tờ chỉ định người giám hộ khi cần.
Sau khi con nhập học, Alumni Care tiếp tục giữ liên lạc và là đầu mối hỏi đáp cho gia đình khi có vướng mắc. Gia đình mới có thể bắt đầu bằng buổi đầu 60 phút miễn phí, không ràng buộc, đặt lịch qua form ở trang Liên hệ. Nên mang theo thông tin về người giám hộ dự kiến, nếu đã có, để mentor cùng gia đình đối chiếu với yêu cầu của nước đến và của trường ngay trong buổi đầu.
Câu hỏi thường gặp
Ông bà, cô chú ở nước ngoài có làm giám hộ được không?
Nhiều nơi cho phép người thân làm giám hộ nếu đáp ứng điều kiện về tuổi, cư trú và giấy tờ. Điều kiện cụ thể tuỳ nước và tuỳ trường. Gia đình kiểm trên trang chính thức của cơ quan cấp thị thực và hỏi trường, rồi mới chốt người.
Có nên dùng dịch vụ giám hộ chuyên nghiệp không?
Hợp khi gia đình không có người thân gần trường, hoặc trường yêu cầu tổ chức được kiểm định. Trước khi ký, đọc kỹ phạm vi dịch vụ, cách liên lạc khẩn, chi phí phát sinh và người phụ trách cụ thể. So hợp đồng với bảng chia việc để biết còn phần nào gia đình phải tự lo.
Người giám hộ có cần gặp con trước khi con nhập học không?
Nên gặp, trực tiếp hoặc trực tuyến. Con cần biết mặt và tin người sẽ đến khi có chuyện. Một cuộc gọi làm quen kèm buổi diễn tập kịch bản giúp cả hai bên thoải mái hơn khi lần đầu cần nhau thật.
Người giám hộ có quyền ký giấy đồng ý điều trị cho con không?
Tuỳ quy định nơi đến và giấy tờ gia đình đã ký. Gia đình hỏi trường và người giám hộ cần giấy uỷ quyền nào để xử lý tình huống y tế, chuẩn bị trước khi con đi. Đây là phần nên hỏi thêm chuyên gia pháp lý nếu thấy chưa rõ.
Khi gia đình và người giám hộ bất đồng thì ai quyết?
Thoả thuận nên ghi rõ điều này. Thường gia đình quyết các việc lớn, người giám hộ quyết những việc trong phạm vi đã giao. Khi có bất đồng, cả hai bên nói chuyện trực tiếp, không để con đứng giữa truyền lời.
Bao lâu thì nên xem lại thoả thuận giám hộ?
Sau học kỳ đầu và sau mỗi năm học, hoặc khi có thay đổi lớn như người giám hộ chuyển nơi ở, con đổi trường hay đủ tuổi trưởng thành. Mỗi lần xem lại, cả ba bên điều chỉnh bảng chia việc theo những gì đã thực sự xảy ra.